+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Какие документы входят в личное дело сотрудника

Какие документы входят в личное дело сотрудника

Из чего состоит личное дело? Какие документы подшивать, а какие не нужно? Как правильно организовать ведение и хранение? Эти и другие вопросы часто не дают покоя кадровикам. Разбираемся в статье.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Какие документы содержатся в личном деле работника

Личное дело работника формируют при приеме на работу. Какие документы в нем можно хранить, а какие нельзя — расскажут эксперты. Чтобы сформировать личное дело сотрудника, сначала определите, какие документы допустимо хранить в папке, а какие строго запрещено. После приема на работу нового специалиста заведите отдельную папку, куда включите соответствующий спектр документов.

В процессе работы просто пополняйте папку новыми документами, которые непосредственным образом связаны с работой сотрудника. Последовательность документов в личном деле работника рекомендуется хронологическая, по мере их поступления. Все папки в общем случае храните в кадровой службе. В организациях коммерческого сектора порядок ведения делопроизводства, формирование личных дел сотрудников, их оформление и хранение определяют локальными актами.

Помните, что не все документы и их копии можно хранить в личном деле сотрудника. Чтобы сформировать личное дело сотрудника, заведите папку-скоросшиватель и оформите титульный лист. На титульном листе укажите наименование организации и структурного подразделения, в котором будет работать новый сотрудник.

Проставьте номер личного дела и номер тома, если он есть. В заголовке личного дела пропишите Ф. Как оформить личное дело работника: образец титульного листа.

Документы, которые будете хранить в личном деле, поместите в папку-скоросшиватель. Листы личного дела пронумеруйте нарастающей нумерацией арабскими цифрами графитным карандашом или нумератором. Использовать чернила или цветные карандаши нельзя. В процессе всего периода работы сотрудника кадровик должен пополнять папку новыми документами, которые непосредственным образом связаны с работой сотрудника. Последним документом в папке будет копия приказа об увольнении.

Оформление личного дела сотрудника: образец по ГОСТу. Внутренняя опись документов. При оформлении папки сразу составьте ее внутреннюю опись. Сделать это рационально при приеме сотрудника на работу. Подшейте все дела, опишите. Дополняйте опись по мере поступления в папку новых документов вплоть до момента увольнения сотрудника. Если дела подшили без описи, составьте ее и приклейте с внутренней стороны обложки.

Такой порядок указан в п. Перед сдачей дела в архив укажите количество документов, находящихся в деле, количество листов описи. Итоговую запись внесите на внутреннюю сторону описи. Такие правила установлены указанным Приложением. Какие документы нельзя помещать в личные дела сотрудников. В папке не храните документы, которые не связаны напрямую с работой сотрудника.

При ведении дел соблюдайте требования по защите персданных. Копии личных документов, которые требуются при трудоустройстве, помещать в личное дело сотрудника образец небезопасно.

При проведении проверки Роскомнадзор может расценить это как нарушение правил обработки и хранения персданных. Собирайте и обрабатывайте персданные в соответствии с установленными правилами. Например, при трудоустройстве вы вправе только попросить соискателя показать в кадровой службе паспорт, военный билет, диплом и так далее. На их основании внесите все сведения в карточку, после чего оригиналы документов возвратите соискателю.

Исключения установлены для государственного и муниципального сектора. В папки включают ряд документов, в том числе и ксерокопии паспортов. Основание: Положение, утв. Указом Президента от Если при проверке выяснилось, что копии по-прежнему находятся в папке, их необходимо уничтожить в течение 30 дней после того, как была достигнута цель обработки. Например, в папке находится справка о рождении ребенка, а пособие уже выплачено.

Порядок уничтожения таких документов законом не установлен. Работодатель вправе определить его самостоятельно. Решив хранить ксерокопии документов в папках с делами сотрудников, получите их согласие не только на обработку, но и на хранение копий соответствующих документов.

Кадровику стоит проверить нормативное обоснование для хранения таких ксерокопий. Судебная практика показывает, что нельзя хранить копии личных документов работников, если на это нет достаточных оснований. Следуйте простым правилам, чтобы личные дела работников всегда были в порядке. Правило 2: В папке должно находиться не более листов. Если их больше, необходимо оформить второй том с учетом п. Учитывайте, что нельзя применять чернила и цветные карандаши. Не нужно пронумеровывать все страницы.

Внутреннюю опись нумеруйте отдельно от документов, которые хранятся в папке. Храните в отделе кадров личные дела всех сотрудников, которые в настоящий момент продолжают работать в организации. Передайте в архив все дела тех, кто уже уволился из компании. Чтобы произвести передачу, личное дело работника прошейте на четыре прокола, поместив в твердую обложку, или переплетите. Сделать все нужно так, чтобы каждый лист легко можно было прочитать, при необходимости просмотреть соответствующие реквизиты.

Перед подшивкой или переплетением удалите со всех документов скрепки. В начало подшейте бланк с внутренней описью, в конце разместите лист-заверитель. На обложке запишите дату, когда его окончили вести. Укажите и количество листов, учитывайте все без исключения листы, включая опись и лист-заверитель. На обложке проставьте срок хранения личных дел.

Храните не менее 75 лет папки, которые создали в период госслужбы, не являющейся государственной гражданской службой. Их нужно хранить независимо от даты создания. Проведите ревизию всех дел, чтобы:. Результаты такой масштабной проверки оформите актом. Общий бланк такого акта законодательством не разработан. Поэтому воспользуйтесь бланками проверки отдельного ведомства. Соответствующие отметки о проверке папок проставьте в дополнении к личному листку по ведению учета кадров.

Любое использование материалов допускается только при наличии гиперссылки. Кадровик 2 subscribers. Личные дела для госслужащих Что включить в личное дело сотрудника, какие документы должны быть в нем, законом не определено. Исключение сделано только для государственных служащих.

На них дела заводят в обязательном порядке, включая в папки соответствующие документы, персданные, ряд иных сведений о поступлении на госслужбу, ее прохождении, прекращении. Это необходимо для обеспечения деятельности госоргана с учетом ч.

Акция месяца 8 88 Повысьте свою квалификацию в Высшей Школе Кадровика. Зарегистрируйтесь, чтобы получить этот файл и все новые образцы документов, которые нужны кадровой службе в году.

Во многих организациях кадровики ведут личные дела сотрудников; какие документы необходимы, они не всегда знают. И это неудивительно, ведь закон не обязывает заводить их в принципе.

Значит, это инициатива отдела по работе с персоналом. И, на первый взгляд, его сотрудники сами решают, какие бумаги запрашивать. Но такое мнение ошибочно. Кадровик обязан знать, какие документы можно хранить в личном деле работника с Точнее, Роструд дал разъяснения еще в отчете за второй квартал года. Но на практике все еще нередки нарушения, и чтобы организация избежала штрафа, проверьте состав хранимой документации. Во избежание нарушения закона отдел кадров имеет право хранить только те бумаги, касающиеся конкретного работника, которые были созданы непосредственно в этой компании.

К ним относятся:. Каждую дополнительную бумагу кадровик подшивает в папку, соблюдая хронологический порядок, и составляет опись. Документы в личном деле работника для проверки трудовой инспекцией без проблем должны дополняться согласием на обработку персональных данных. Также обязательна внутренняя опись с указанием полного перечня содержимого.

В соответствии с разъяснениями Роструда, под запрет подпадают любые официальные бумаги, не связанные с трудовой деятельностью. Проще запомнить так: не храним даже копий того, что выдают госорганы:. Наличие их в личном деле — это нарушение конституционного права гражданина на неприкосновенность частной жизни. Сбор такой информации без согласия человека запрещен. За это предусмотрен административный штраф по части 1 статьи И, как показывает судебная практика, даже согласие на обработку персональных данных в этом случае — не оправдание.

Материалы по теме 50 тысяч рублей штрафа за копию паспорта в личном деле. Какие еще документы опасно хранить кадровикам? Задаваясь вопросом, что должно храниться в личном деле сотрудника , нельзя не упомянуть медицинские книжки, хотя они в личном деле и не хранятся. Если работа предполагает контакт с детьми, пищевыми продуктами или медикаментами, наниматель обязан ее потребовать.

Хранить ее можно, но при условии наличия согласия на обработку персональных данных от работника. Трудовые книжки следует держать отдельно от прочей кадровой документации. Как правило, под них выделяют надежный сейф, к которому имеет доступ только кадровик. Нужно понимать, заводя личное дело сотрудника, что должно быть в году в его составе. Однако сформировать его один раз и навсегда не получится. Информацию нужно своевременно обновлять. А делать это можно только по письменному заявлению сотрудника.

По своей инициативе кадровик никакие коррективы вносить права не имеет. Выдавать дело кому-либо отдел кадров может только по приказу руководителя. Причем касается это и того, на кого оно заведено.

Ознакомиться с материалами заинтересованное лицо может в любое время, а вот выносить их за пределы кабинета без соответствующего разрешения руководства нельзя. Если сторонняя организация намерена получить папку для просмотра, она должна подать официальный запрос. Передачу осуществить можно после получения резолюции руководителя и с составлением акта в двух экземплярах. Мы выяснили, какие документы хранятся в личном деле сотрудника.

И очевидно, что срок их хранения может отличаться. Поэтому установлен свой срок для всей папки в целом. Сначала в течение трех лет после увольнения они остаются в отделе кадров. Потом можно передать их в архив на законодательно закрепленный срок. В соответствии со статьей Однако бумаги краткосрочного хранения менее пяти лет подшивать в общую папку не рекомендуется. В целом желательно, чтобы в соответствующем внутреннем локальном акте было указано, какие из них и зачем компания намерена хранить.

Все имеющиеся документы отдел кадров должен учитывать в журнале. Вести его можно в произвольной форме, главное, чтобы совпадала нумерация на обложке папки и в соответствующей графе журнала. Карантин Проверка контрагента Готовые формы документов от КонсультантПлюс.

Перечень документов в личном деле сотрудника. Перечень документов в личном деле сотрудника — это список обязательной документации, связанной с трудовой деятельностью, которая хранится в отделе кадров.

Материалы по теме. Журнал Скачать. Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить! Мы узнаем о неточности и исправим её.

E-mail рассылка. Каждый будний день мы будем отправлять вам всё, что было опубликовано вчера Вы ничего не пропустите! Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту. Вам может быть интересно:.

Образец приказа об утверждении штатного расписания. Может ли директор ООО не получать зарплату. Подписывайтесь на наш канал в Telegram. Мы расскажем о последних новостях и публикациях. Читайте нас, где угодно. Будьте всегда в курсе главного! Подписывайтесь на наш канал в Яндекс Дзен. Нужны образцы на все случаи жизни? Бесплатно в КонсультантПлюс.

Удалить Нет, оставить. Да Отмена.

Личное дело работника: как оформить и хранить

Из чего состоит личное дело? Какие документы подшивать, а какие не нужно? Как правильно организовать ведение и хранение?

Эти и другие вопросы часто не дают покоя кадровикам. Разбираемся в статье. Не все организации и работодатели ведут личные дела сотрудников.

Обязательное их ведение предусмотрено законодательством РФ в отношении государственных и муниципальных служащих. Так как они содержат персональные данные, работодатель обязан обеспечить надежность их ведения, хранения и порядок выдачи. Обычно это папка, в которую подшиваются документы, связанные с оформлением работника, периодом работы, его увольнением из организации и необходимые для обеспечения деятельности организации. Каждое дело ведется в одном экземпляре, официальные бумаги в нем подшиваются по хронологии, брошюруются, нумеруются, к делу обязательно прилагается внутренняя опись.

Порядок ведения и перечень документов в личное дело сотрудника утверждается работодателем. Обычно в данный перечень включают:. Такое досье — документ длительного хранения.

Поэтому не нужно подшивать в него бумаги, срок хранения которых составляет менее 5 лет заявления и приказы на отпуск, отгул, справки с места жительства, о состоянии здоровья и т. Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу персональные данные, не установленные ФЗ о политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах.

Также запрещается хранить подлинники дипломов, военного билета, трудовой книжки и т. Следует отметить, что в отношении госслужащих приобщение и хранение копий персональных документов в их персональных делах предусмотрено нормативным актом п. В отношении других категорий работников коммерческие, бюджетные организации обработка персональных данных может осуществляться в рамках заранее определенных, законных целей и ограничивается их достижением ч.

То есть чтобы хранить копии персональных документов, в Инструкции по работе с личными делами необходимо зафиксировать их перечень и обосновать цели их хранения. Сформированные личные дела регистрируются в журнале их учета. Номер дела и порядковый номер в журнале должны совпадать. Форма журнала не регламентирована.

Информация, хранящаяся в деле, должна быть актуальной. Поэтому в обязанность кадровых служб входит своевременное внесение в них всех изменений персональных данных, регистрации актов гражданского состояния, смены должности и пр. Для того чтобы внести соответствующие изменения в учетные документы, работник должен подать заявление на имя руководителя организации и приложить к нему копии бумаг, служащих основанием для внесения правок.

Нельзя вносить изменения со слов сотрудника, а им запрещается самостоятельно вносить какие-либо корректировки, изымать имеющиеся в нем документы и приобщать новые. Личные дела должны храниться в месте, обеспечивающем к ним ограниченный доступ. Это могут быть как отдельные помещения, так и металлические запирающиеся шкафы сейфы. Дела уволенных работников хранятся отдельно от действующих, а по истечении трех лет передаются в архив для госслужащих — по истечении 10 лет.

Порядок выдачи персональных дел во временное пользование должен быть утвержден в ЛНА. В нем необходимо зафиксировать правила и сроки выдачи документов работникам и сторонним организациям. Личные дела во временное пользование выдаются только сотрудникам, которым это право предоставлено приказом руководителя. Дела выдаются на время, необходимое для выполнения конкретной задачи. Как правило, оно ограничивается пределами рабочего дня. По окончании рабочего времени кадровые работники обязаны проверить наличие папок в хранилище и принять меры по их возвращению в случае необходимости.

Работники могут ознакомиться с материалами своего дела с разрешения руководителя кадровой службы по заявлению в случаях, предусмотренных законодательством РФ, а также запрашивать из него копии любых документов. Ознакомление с материалами дела производится в специально оборудованном помещении под подпись в присутствии кадрового работника, ответственного за эту работу.

Сторонним организациям дело выдается только с разрешения руководителя организации при поступлении официального запроса, в котором обязательно должна быть указана цель получения информации.

В случае принятия положительного решения по запросу дополнительно оформляется акт в 2-х экземплярах, которые подписываются руководителями обеих сторон и заверяются печатями. Один экземпляр акта остается в организации, второй направляется вместе с делом. В акте указывается срок, на который выдается личное дело, цель его выдачи, количество листов и т.

Стоит отметить, что согласно ФЗ от Все факты выдачи личных дел фиксируются в соответствующем журнале либо на каждое дело заводится контрольная карточка, в которой отражается данная информация, и карточка-заместитель, которая ставится взамен дела. Распечатать Получать рассылку. Кадры Какие документы хранятся в личном деле работника Из чего состоит личное дело? Из чего состоит структура Обычно это папка, в которую подшиваются документы, связанные с оформлением работника, периодом работы, его увольнением из организации и необходимые для обеспечения деятельности организации.

Обычно в данный перечень включают: согласие на обработку персональных данных; копии документов об образовании, подтверждающие квалификацию работника; заключение медицинской комиссии если требуется для занимаемой должности ; справку о наличии отсутствии судимости если требуется ; трудовой договор экземпляр работодателя ; копию приказа о приеме на работу; договор о неразглашении конфиденциальной информации, коммерческой тайны и др.

В период работы досье пополняют: аттестационные листы, характеристики отзывы о работе ; копии документов о повышении квалификации; копии приказов о перемещении, поощрениях, объявленных взысканиях; дополнительные соглашения к трудовому договору; докладные и служебные записки, объяснения, акты, уведомления и др.

При увольнении в дело подшиваются заявление и копия приказа об увольнении. Мы разобрались, какие документы хранятся в личном деле сотрудника. Сколько хранить Такое досье — документ длительного хранения. Учет, внесение изменений и хранение Сформированные личные дела регистрируются в журнале их учета. Выдача личных дел работников Порядок выдачи персональных дел во временное пользование должен быть утвержден в ЛНА.

Задавайте вопросы, и мы дополним статью ответами и пояснениями! Поделитесь с друзьями:. Вместе с эти материалом часто ищут:. Как правильно хранить личные дела в бюджетной организации. Рассказываем, как бюджетная организация должна хранить личные дела сотрудников и когда их можно отправить в архив или утилизировать. Инструкция: как узнать коэффициент частоты производственного травматизма.

Коэффициент частоты производственного травматизма — это число, выражающее количество несчастных случаев на объекте на сотрудников в определенном промежутке времени. Расскажем, чем характеризуется такой показатель, а также приведем пример расчета коэффициента производственного травматизма.

Инструкция: составляем номенклатуру дел кадровой службы. Номенклатура дел кадровой службы — это сводный перечень всех дел, которые ведутся подразделением, с указанием их индивидуального шифра, наименования и срока хранения. Как правильно сформировать личное дело работника. Обязывает ли законодательство вести личные дела на работников?

Какие документы подшивать к личному делу и в какой последовательности? Как правильно закрыть дело? Обо всем узнаете из статьи. Каждый понедельник вы будете получать подборку самых интересных материалов за прошедшую рабочую неделю.

Как оформить, хранить и уничтожить личное дело сотрудника

Ведение личных дел работников обязательно не для всех работодателей. Так, в обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих.

В них заносятся персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с нее, а также сведения, необходимые для обеспечения деятельности соответствующего госоргана.

Что касается коммерческих организаций а именно о них мы и будем говорить далее , то соответствующей обязанности у них нет. Вести личные дела персонала они могут по собственной инициативе. На практике компании так и поступают. Это позволяет систематизировать и упорядочить кадровый документооборот, а также помогает быстро найти необходимую информацию о работнике в нужный момент. Какие требования нужно соблюдать, чтобы не пришлось платить за все эти удобства, расскажем далее.

Наверное, все мы себе представляем личное дело в виде папки или файла, содержащего определенный набор документов о работнике и его работе и их копий. Как правило, это так и есть. Что должно быть в личном деле сотрудника? Его состав работодатель определяет исходя из собственных представлений и потребностей. Поскольку ведение личных дел — это право, а не обязанность, то и порядок их оформления устанавливается свой в каждой конкретной компании.

Закрепить его целесообразно в локальном нормативном акте. Бланк анкеты сотрудника в личное дело можно скачать здесь. Личные карточки по форме Т-2 не нужно включать в личные дела. Их хранят отдельно. А теперь внимание! Очень часто в личное дело подшивают копии документов, предоставляемых работником при трудоустройстве: паспорта, документа о СНИЛС, свидетельства об ИНН, дипломов и т.

Все эти документы содержат персональные данные человека. Поэтому хранить их просто так чтобы были нельзя. Как минимум, вы должны получить от работника согласие на обработку персданных с указанием конкретной цели их использования.

По крайней мере поступать так разрешает Роструд. Но лучше вообще отказаться от собирания копий личных документов. Получили документы, зафиксировали всю нужную для оформления трудовых отношений информацию и вернули всё работнику. Это исключит риск претензий при проверках. И безусловно, не следует держать у себя копии документов на уволенных сотрудников. А с увольнением работника соответствующая цель утрачивается. За нарушения в работе с персональными данными ст.

Проверки соблюдения законодательства о персданных проводит Роскомнадзор. И кстати, имейте в виду, что сами личные дела тоже относятся к персональным данным. Поэтому при работе с ними нужно действовать строго в рамках законодательства. Больше о правилах работы с персональными данными узнайте из материалов нашей одноименной рубрики.

Когда оргвопросы и вопросы с законом по личным делам решены, остается их скомплектовать и оформить. Как правило, порядок следующий:. Образец описи документов в личном деле и рекомендации по ее составлению можно найти здесь.

Сами дела нумеруются и регистрируются в журнале учета личных дел работников форму журнала можно разработать самостоятельно. Какие документы затребуют трудовики в случае проверки? Как правильно их оформлять и сколько времени они должны храниться? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в Путеводителе по кадровым вопросам от КонсультантПлюс. В отделе кадров личные дела работников хранятся весь период их работы в организации. Когда сотрудник увольняется, дело закрывают. Не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дела его передают в архив организации.

Согласно ст. Уничтожить личное дело можно только тогда, когда срок хранения истечет. Личные дела руководителей хранятся бессрочно ст. Подробнее о сроках хранения документов в организации, а также о процедуре их уничтожения по окончании сроков хранения мы рассказывали здесь.

Вести или не вести и как вести личные дела сотрудников, работодатель решает сам. Если решение положительное, нужно разработать порядок работы с личными делами, а также соблюдать установленные законом правила работы с личной информацией, порядок и сроки хранения кадровой документации в организации.

Подписывайтесь на новости. Подписаться ОК. Присоединяйтесь к нам в соц. Личные дела работников - правильное оформление этой документации имеет важное значение, поскольку позволяет не только поддерживать порядок в кадровой документации, но и избегать штрафов за нарушения, которые иногда допускают кадровики.

Обязательно ли заводить личные дела на сотрудников? Как их правильно укомплектовать, оформить и сколько хранить? Какие документы вообще не стоит иметь в личном деле работника? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в нашей статье. А также сможете скачать необходимые для ведения личных дел бланки и образцы. Обязательно ли вести личные дела работников? Состав личного дела сотрудника в годах Формирование личного дела работника: образец Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров Итоги.

Состав личного дела сотрудника в годах Наверное, все мы себе представляем личное дело в виде папки или файла, содержащего определенный набор документов о работнике и его работе и их копий. Обычно перечень документов в личном деле работника таков: анкета, заполняемая при приеме на работу; Бланк анкеты сотрудника в личное дело можно скачать здесь. Формирование личного дела работника: образец Когда оргвопросы и вопросы с законом по личным делам решены, остается их скомплектовать и оформить.

Как правило, порядок следующий: На каждого работника заводится отдельная папка или файл. Документы в личное дело подшиваются в хронологическом порядке по мере их поступления, начиная с документов о приеме заявления, трудового договора, приказа о приеме и заканчивая копией приказа об увольнении. Каждый лист дела нумеруется. В один том подшивают не более листов п. Каждый поступающий документ фиксируют во внутренней описи дела.

Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров В отделе кадров личные дела работников хранятся весь период их работы в организации. Оформляя дело на хранение, нужно: сделать прошивку или переплет в картонную обложку в 4 прокола; пронумеровать листы и прикрепить внутреннюю опись; составить лист-заверитель на бланке, представленном ниже; оформить обложку титульный лист , указав на ней в том числе дату окончания дела и общее количество листов с учетом листа-заверителя.

Срок хранения личных дел работников в архиве строго регламентирован. Итоги Вести или не вести и как вести личные дела сотрудников, работодатель решает сам.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня. Добавить в закладки. Предыдущая статья Следующая статья. Советуем прочитать. Последнее с форума. Ваши вопросы. Добрый день! Подскажите, пожалуйста, а документы об образовании в личное дело не входят? Если нет, то почему? Это же документ на основании которого мы принимаем специалиста. Состав личного дела определяется локальными актами компании и никак законодательно не регламентирован за исключением некоторых госструктур.

Поэтому ответить на Ваш вопрос достаточно сложно. Не очень понятна мотивация Вашего вопроса. Вы можете задать его в развернутом виде на форуме. Не понимаю Может где-то напрямую требование указано? Подскажите, пожалуйста, если в личном деле работника утерян трудовой договор, можно ли формировать дело для хранения в архиве? Какие документы должны быть подшиты в личное дело после увольнения учителя, для передачи на хранение.

Он не отличается от состава документов любого другого работника: - копии приказов, документов собранных при приеме, паспортных данных, данные о поощрениях, использованных отпусках.

Перечень довольно широкий. Вы можете задать свой вопрос развернуто на форуме. Должны ли храниться трудовые договора в личном деле? Какие изменения ведения личных дел произошли в году,а именно в государственных образовательных учреждениях. Ваш вопрос. Помогаем в работе. Подпишитесь на рассылку — 1 раз в неделю, бесплатно.

Ведение личных дел работников — это оформление и хранение документов для систематизации данных о трудовой деятельности. Документирование информации на государственных служащих регламентируется федеральными законами и предусматривает обязательное выполнение.

Личное дело сотрудника — это пакет документов, содержащий личные сведения о работнике, а также информацию, касающуюся его деятельности в данной организации. В законодательстве нет прямого указания, что каждый работодатель должен формировать личное дело на работника. Поэтому руководство организаций вправе самостоятельно решать данный вопрос. Но, в то же время, законодательство обязывает оформлять на каждого принятого работника личную карточку формы Т После того, как в году было отменено обязательное использование унифицированных форм, по поводу обязательности карточки идут споры.

Но, несмотря на отмену унифицированных форм в законодательстве есть указания, которые подтверждают, что работодатель обязан вести карточку Т В частности, согласно Правилам ведения трудовых книжек, работодатель обязан вносить сведения о работе в личную карточку работника.

Поскольку в законодательстве нет сведений о порядке ведения личного дела сотрудника, то его должен устанавливать сам работодатель. Такой порядок должен быть прописан в одном или нескольких локально—нормативных документах организации. Например, в инструкции по делопроизводству. Инструкция по ведению личных дел сотрудников ЛД должна регламентировать следующие вопросы:. Если инструкция по делопроизводству отсутствует, то порядок ведения личных дел можно просто утвердить отдельным приказом по организации.

Если на предприятии есть отдел кадров или кадровик, то именно ему вменяется в обязанности заниматься формированием личного дела работников. Личное дело продолжает формироваться на протяжении всего периода работы человека в данной организации. Поскольку личное дело является одним из документов кадрового делопроизводства, то при его оформлении необходимо придерживаться следующих правил:.

Как правило, все документы в личном деле подшиваются в скоросшиватель либо хранятся в папке на завязках, при этом они должны располагаться в последовательности, установленной инструкцией. Как уже было сказано выше, личная карточка, это документ, который следует обязательно оформлять на каждого работника. Унифицированный бланк Т-2 заполняется при приеме сотрудника на работу и содержит все необходимые сведения:. То есть личная карточка содержит практически все сведения, которые могут пригодиться в ходе работы кадровику или бухгалтерии.

Поэтому многие работодатели ограничиваются ведением этой формы, в которую просто вкладывают копии документов. Не указывая при этом во внутренних документах, что на предприятии необходимо формировать личные дела и не регламентируя порядок их ведения. Это не будет нарушением, поскольку при проверке обращают внимание лишь на наличие правильно оформленной карточки Т Личное дело хранится у того ответственного работника, который его формирует и дополняет.

Как правило, этим занимается кадровик. Если ведение личного дела регламентировано локальными документами, то нелишним будет указать в них список должностных лиц, которые могут иметь доступ к документам ЛД.

Потому что в силу конфиденциальности содержащихся в нем документов, к личному делу не может быть свободного доступа. Именно поэтому они должны храниться либо в сейфе, либо в другом недоступном месте. Видео — личная карточка работника Т-2 — картон или бумага:. После того, как работник уволен в его личное дело вносятся сведения о причинах прекращения трудовых отношений заявление и копия приказа , а само дело подлежит отправке на хранение в архив организации.

Для личного дела не установлены конкретные сроки хранения, но обычно его отправляют на хранение сроком на 75 лет. Сделать выводы о таком сроке хранения можно исходя из следующих положений:. Перед тем как отправить личное дело в архив на хранение, его необходимо оформить надлежащим образом:.

Законодательство о защите персональных данных предполагает достаточно суровое наказание за нарушения — вплоть до уголовной ответственности. Проверьте себя: не осталось ли в личных делах ваших сотрудников запрещенных к хранению документов? В личном деле сотрудника могут лежать только документы копии , касающиеся его работы: о поступлении на работу, работе в компании, повышении в должности, прекращении трудового договора и пр. Категорически нельзя хранить копии паспорта, военного билета, прав на вождение автомобиля, СНИЛС, диплома об образовании, свидетельства о заключении или расторжении брака, смене фамилии, рождении ребенка.

Если эти документы действительно нужны для решения рабочих задач, например для начисления пособий, готовьтесь обосновать это при возможной проверке.

Хранить такие документы или их копии разрешено не более 30 дней. Эти требования не касаются государственных и муниципальных служащих. Для госсектора разработаны отдельные требования Указ Президента РФ от За нарушения предусмотрена административная ответственность — штраф п. Резюме Личное дело работника может вестись на предприятии по усмотрению работодателя.

Обязательным является только ведение личной карточки формы Т-2 на каждого принятого работника. Личную карточку очень часто включают в состав личного дела работника. В каких случаях пишется объяснительная по факту выявленных нарушений и как она передается руководству организации. Видео — если не в личном деле, то где хранить документы по работнику:. Уже совсем скоро бумажных трудовых книжек не будет и вместо них введут электронные. Очень надеюсь на то, что и личные карточки в том виде, в котором они существуют сейчас, уйдут в давнее прошлое и вся информация будет храниться в электронных картотеках.

Единственное, что меня смущает, небольшим предприятиям будет сложно купить программу из-за её дорогой цены, это создаст дополнительные сложности. Что в чужие руки попало, то пропало. Кому дашь на минутку важный документ ксерокопию сделать или просто ознакомиться, потом назад буквально клещами возвращать приходится, чтобы убрать в личное дело. Проверено, никогда не принесут, ни через полгода, ни через год. А вот спрашивать потом с меня будут. Чтобы не пропадали документы в офисе, не тратить время на их поиск в последующем, нужно не только всё фиксировать документально в журналах и раскладывать по папкам, хотя бы с теми же личными делами.

Но и установить везде камеры наблюдения. У нас давно так сделали. Начальник всех заверил, что они всё записывают не для того, чтобы следить за нами, а исключительно за документацией.

Однажды, нам, действительно, запись из видеоархива помогла обнаружить затерявшийся документ. Совсем как в нашей фирме. Такой же бедлам с документами. Только вовремя не уберёшь в папку с личными делами, как тут же что-нибудь пропадёт.

И причём, потом они находятся, потому что выбрасывать никто и не думал. Мы на Барабашу грешим. Он у нас в офисе всегда документы прячет. Или сотрудник, какой-нибудь безответственный этим занимается. Но, в принципе, без разницы. Главное факт на лицо. Моё мнение, если работник принесёт с прошлой работы все свои пакеты документов, то пусть они не важные, всё равно положу их в его личное дело. Потом искать легче, если понадобятся. Признаюсь, пыталась свалить это занятие на канцелярию. Но, как выяснилось, ничего уже через пару дней найти нельзя у них.

Пропадают документы бесследно. Это потому что они им не нужны. В данном случае многое зависит от личности человека. Проверял я как-то одну организацию, так у них в личном деле у всех сотрудников за десять лет стажа в одной должности всего по два листочка лежат.

А начальник отдела кадров даже и не понял, почему мы ему факт этот в акте отразили. Кто если и возражает, но только не я. Потому что выступала всегда, и буду выступать за бюрократизм. Подумаешь если у чиновника, а в первую очередь у человека, лежит душа к своему делу, нравится ему. А самое главное не в ущерб работе, то почему нет. Пусть он корпит над документами и получает от этого моральное удовлетворение, от того что бумажку положил в личное дело.

А смотреть, как он работает, вообще загляденье. Напомнили своим рассказом. У нас старый престарый кадровик подозреваю, у него маразм был мало того, что строчил жалобы куда придётся, так ещё старательно ответы от них собирал и подшивал. Не представляете, сколько раз шеф пытался его уволить, однако, придраться было не за что.

В делах у него всё идеально, всё по полочкам и по папочкам. Помню, лет пятнадцать назад, работал у нас Станислав Петрович начальником кадров. Старой закалки человек. Он когда-то в органах НКВД службу нёс. А когда ушёл от нас, то два дня макулатуру из его кабинета выносили. Он не только каждую бумажку берёг как зеницу ока, но и ещё реестр на них вёл.

Вот это я понимаю, истинный делопроизводитель. Друзья-товарищи, поймите, что в том плохого, если допустим в отделе кадров на работника храниться толстое личное дело.

Это не только плюс, но и помощь для ответственных работников. Ну и для работодателя тоже свои плюсы имеются. Понадобилось ему вынести наказание провинившегося работника, посмотрит он в личное дело, и обнаружит например сотни жалоб или тому подобное.

Не, я не вижу в этом ничего плохого. К примеру, напишет сотрудник ваш заявление на предоставление места ребёнку в подшефном детском садике — сразу же первый экземпляр заявления суйте в личное дело. Отпросился, допустим, по семейным обстоятельствам работник, тоже заявление подшить нужно в его дело.

Перечень документов в личном деле сотрудника

Личное дело сотрудника — это пакет документов, содержащий личные сведения о работнике, а также информацию, касающуюся его деятельности в данной организации. В законодательстве нет прямого указания, что каждый работодатель должен формировать личное дело на работника. Поэтому руководство организаций вправе самостоятельно решать данный вопрос. Но, в то же время, законодательство обязывает оформлять на каждого принятого работника личную карточку формы Т

Личное дело работника формируют при приеме на работу. Какие документы в нем можно хранить, а какие нельзя — расскажут эксперты.

Активировать демодоступ. Чтобы скачать документ, заполните форму регистрации или войдите на сайт под своим логином. Вам станут доступны ВСЕ разработанные ведущими HR-экспертами образцы документов, тестов, опросников и анкет, которые упростят работу рекрутера и менеджера по персоналу. Все готово и проверено на практике в крупных компаниях — берите и используйте. Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта. Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.

Перечень документов в личном деле сотрудника — это список обязательной документации, связанной с трудовой деятельностью, которая хранится в отделе кадров. Во многих организациях кадровики ведут личные дела сотрудников; какие документы необходимы, они не все   Кадровик обязан знать, какие документы можно хранить в личном деле работника с Точнее, Роструд дал разъяснения еще в отчете за второй квартал года. Но на практике все еще нередки нарушения, и чтобы организация избежала штрафа, проверьте состав хранимой документации. Какие документы входят в личное дело сотрудника.

Личное дело работника

Ведение личных дел работников обязательно не для всех работодателей. Так, в обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих. В них заносятся персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с нее, а также сведения, необходимые для обеспечения деятельности соответствующего госоргана. Что касается коммерческих организаций а именно о них мы и будем говорить далее , то соответствующей обязанности у них нет. Вести личные дела персонала они могут по собственной инициативе. На практике компании так и поступают. Это позволяет систематизировать и упорядочить кадровый документооборот, а также помогает быстро найти необходимую информацию о работнике в нужный момент.

Какие документы хранятся в личном деле работника

Перечень документов в личном деле сотрудника — это список обязательной документации, связанной с трудовой деятельностью, которая хранится в отделе кадров. Во многих организациях кадровики ведут личные дела сотрудников; какие документы необходимы, они не всегда знают. И это неудивительно, ведь закон не обязывает заводить их в принципе. Значит, это инициатива отдела по работе с персоналом. И, на первый взгляд, его сотрудники сами решают, какие бумаги запрашивать. Но такое мнение ошибочно. Кадровик обязан знать, какие документы можно хранить в личном деле работника с

Во многих организациях кадровики ведут личные дела сотрудников; какие документы необходимы, они не всегда знают. И это неудивительно, ведь закон не обязывает заводить их в принципе.

.

.

.

Комментарии 5
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Рада

    Ну вообще не вариани,а если и вариант то бредовый дизлайк тебе,хотя я думаю ты один хрен коменты нее читаешь

  2. spilarla

    За офшоры! За Порошенко!

  3. Станислав

    Пусть эти мрази, лучше сделают налог на вывоз капитала за границу! И введут сметную казнь за измену родине и взятки.

  4. ercacen86

    Скажите по пути на медосведетельствование я могу что то сьесть илт попить кофе, может сказать хочу кофе и на заправке еще и в туалет забежать?

  5. Сусанна

    Слать их нах. этих кровососов

© 2018-2021 sledcombryansk.ru